C’est un intervenant professionnel, indépendant, neutre et impartial, qui accueille en toute discrétion et confidentialité les membres de la communauté universitaire.
Il reçoit les plaintes des membres de la communauté universitaire qui s’estiment lésés par les mécanismes administratifs ou victimes d’injustice ou d’atteinte à leurs droits fondamentaux ou à leur dignité de la part d’un membre agissant au nom de l’Université. Il peut aussi recevoir une plainte d'une personne qui a soumis une demande d'admission, d'un usager de services ou d'une personne faisant office de sujet de recherche dans le cadre d'un projet de recherche dont le protocole est approuvé par l'un des comités d'éthique de la recherche de l'Université Laval.
Il reçoit les demandes d'informations sur les règlements, politiques et pratiques de l'Université et sur les droits et obligations qu'ils comportent.
Il conseille et aide la personne qui le lui demande dans l'analyse d'un problème, la détermination des enjeux, la recherche et l'évaluation des actions appropriées. Il favorise la recherche de solutions justes, satisfaisantes, viables et équitables.
Il juge de la recevabilité des plaintes déposées et, le cas échéant, fait enquête. Si la plainte est jugée fondée par l'ombudsman, ce dernier peut formuler des recommandations aux personnes, au personnel de direction ou aux instances jugés appropriés selon son analyse de la situation. Il doit alors informer le plaignant ou la plaignante des conclusions de l'enquête et, s'il y a lieu, des recommandations formulées.
Il prend toutes les mesures pour sauvegarder la discrétion quant aux personnes impliquées, aux démarches effectuées et aux renseignements reçus dans l’exercice de ses fonctions. Toutefois, s'il estime qu'une personne représente un risque pour lui-même ou un tiers, il peut divulguer de l'information. Si une personne décide de retirer sa demande, l’ombudsman respecte sa décision.
Il contribue à améliorer des pratiques universitaires en matière de justice et d’équité au profit de l'ensemble de la communauté universitaire, notamment en formulant des propositions de modifications aux pratiques, politiques ou règlements.
Il est important de bien comprendre que l’ombudsman ne représente ni l’une ni l’autre des parties impliquées.
Pour mener à bien la mission qui lui est confiée, l’ombudsman dispose de pouvoirs d’enquête. Il vérifie la recevabilité et juge du bien-fondé de la plainte déposée à son bureau.
À cet égard,
- il enquête sur la plainte lorsqu'il a raison de croire que le demandeur a été lésé par les mécanismes administratifs, a été l'objet d'injustice ou d'atteinte à ses droits fondamentaux ou à sa dignité de la part d'un membre agissant au nom de l'université;
- il peut aussi enquêter sur toute question touchant les droits fondamentaux, la justice et l'équité de traitement des membres de la communauté universitaire;
- il peut interroger toute personne susceptible de lui fournir les renseignements qu’il estime nécessaires et avoir accès à tout document ou dossier pertinent;
- il peut formuler des recommandations aux personnes, au personnel de direction ou aux instances jugés appropriés s'il juge la plainte fondée;
- il peut saisir d'une question les divers niveaux hiérarchiques, jusqu'au Conseil universitaire et au Conseil d'administration, s'il estime que l'on ne donne pas une suite satisfaisante à ses recommandations;
- il peut procéder à une intervention pour régler un différend visant un droit reconnu par la Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes à l'Université Laval.
Il est important de mentionner que l’ombudsman n’a pas de pouvoir de décision, mais un pouvoir de recommandation selon le Règlement concernant l'ombudsman : c’est l’essence même de sa fonction.
Le rôle et le mandat de l’ombudsman contiennent des limites. En effet, l’ombudsman doit refuser de se saisir d’une plainte et de faire enquête lorsque :
- le demandeur dispose d’un droit de grief ou d’appel en vertu d’une convention collective ou d’un protocole de conditions de travail;
- la plainte fait l’objet d’un recours devant une instance judiciaire ou quasi judiciaire.
L’ombudsman dispose également d’un pouvoir discrétionnaire dans l’exercice de ses fonctions. Ainsi, il peut refuser de se saisir d’une plainte et de faire enquête lorsque :
- le demandeur dispose de recours prévus par les règlements en vigueur;
- le demandeur n’a pas un intérêt suffisant pour sa cause;
- la plainte est prématurée;
- il s'est écoulé plus d'une année depuis l'acte ou l'omission qui en fait l'objet;
- la plainte est frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi;
- une enquête n’est pas nécessaire eu égard aux circonstances;
- un recours a déjà été exercé à l'égard des mêmes questions ou des mêmes faits que ceux faisant l'objet de la demande.
La décision de l'ombudsman est finale.